Concept — laatst bijgewerkt 6 november 2026
Privacyverklaring
Wat de Yesterdid Hub met gegevens doet, waarom, en wat jij kunt vragen.
Wie
Yesterdid / TT Tech, eenmanszaak, KvK 87758849, Van Ostadestraat 105-1, 1072 ST Amsterdam. Contact: tom@tttech.nl. Voor de opname en verwerking van onze eigen gesprekken zijn wij verwerkingsverantwoordelijke; voor gegevens die wij in opdracht van een klant verwerken geldt daarnaast de verwerkersovereenkomst met die klant.
Welke gegevens
- Gesprekken: opnames en transcripten van gesprekken met klanten, via Fireflies, en de samenvattingen, indeling en vervolgacties die daaruit worden afgeleid.
- Gmail: leestoegang tot de mailbox van Tom (tom@tttech.nl) om gesprekken en afspraken te koppelen, en het maken van concept-e-mails. De hub verstuurt nooit zelf e-mail; Tom verstuurt.
- Agenda: leestoegang tot Toms agenda, en het zetten van voorlopige afspraken zonder gasten.
- Slack: berichten die de hub plaatst en de knoppen die Tom indrukt; een uitnodiging als direct bericht aan een uitgenodigd teamlid.
- Linear: issues en opmerkingen over projecten.
- Teamleden: naam en e-mailadres van wie is uitgenodigd, rol, projecten, inlogmomenten en een toegangslog. Bij inloggen met Google ontvangen wij alleen je naam, e-mailadres en de bevestiging dat het adres geverifieerd is (scopes openid, email, profile); nooit toegang tot jouw mail.
Doelen
Vastlegging van afspraken en een concept-terugkoppeling aan de klant; het indelen van gesprekken bij klant en project; het afleiden van vervolgacties en open vragen; een doorzoekbaar archief; het signaleren van afwijkingen tussen afspraak en uitvoering; en het geven van toegang aan teamleden tot precies de projecten waarop zij zijn uitgenodigd.
Grondslagen
Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare vastlegging van afspraken (AVG art. 6 lid 1 onder b en f). Voor teamleden: uitvoering van de samenwerking en ons gerechtvaardigd belang bij beveiligde toegang.
Verwerkers
| Verwerker | Wat | Locatie |
|---|---|---|
| Fireflies.ai Corp. | opname, transcriptie, eerste samenvatting | Verenigde Staten |
| Anthropic PBC | AI-verwerking van transcripten (samenvatting, indeling, vervolgacties) | Verenigde Staten |
| Google (Google Ireland Ltd / Google LLC) | Gmail-concepten, agenda, embeddings voor zoeken (Gemini), inloggen met Google | EU / Verenigde Staten |
| Supabase Inc. | opslag van archief, transcripten, samenvattingen, zoekindex en accounts | EU (Frankfurt, AWS eu-central-1) |
| Slack Technologies (Salesforce) | interne meldingen: klantnaam, gesprekstitel en status, geen gespreksinhoud | Verenigde Staten / EU |
| Linear Orbit Inc. | interne projectissues: klantnaam en actie, geen gespreksinhoud | Verenigde Staten |
Een deel van de verwerkers zit in de Verenigde Staten. Doorgifte daarheen gebeurt op basis van de EU-standaardcontractbepalingen en/of het EU-US Data Privacy Framework, met encryptie onderweg en in opslag en een minimale dataset. Het archief zelf staat in de EU. Wij en onze verwerkers gebruiken deze gegevens niet om AI-modellen te trainen.
Bewaren
Het archief van gesprekken bewaren wij zolang de relatie met de klant duurt. Op verzoek verwijderen wij opnames, transcripten en afgeleide gegevens binnen 30 dagen, inclusief back-ups en de kopieën bij verwerkers, en bevestigen wij dit met de aantallen. Privé-notities van Tom staan apart en blijven privé: alleen Tom heeft er toegang toe. Facturatiegegevens bewaren wij zo lang de wet vraagt (7 jaar).
Verwijderen bij Fireflies
Zodra een gesprek veilig in ons eigen archief staat en de kopie is gecontroleerd, wordt het na 14 dagen bij Fireflies verwijderd. Ons archief houdt dan de enige kopie.
Beveiliging
Sleutels en tokens staan in Supabase Vault, niet in code of logs. Gegevens zijn versleuteld onderweg en in opslag. Toegang gaat per persoon, per rol en per project: een teamlid ziet alleen de gesprekken, documenten en skills van de projecten en rollen waarop het is uitgenodigd. Elke toegang en elke weigering wordt gelogd.
Jouw rechten
Je kunt inzage, correctie, verwijdering en beperking vragen, bezwaar maken tegen de verwerking (ook vooraf of aan het begin van een gesprek: dan nemen wij niet op) en om overdracht vragen. Mail tom@tttech.nl; wij reageren binnen 5 werkdagen. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Google-gegevens (Limited Use)
Het gebruik en de doorgifte door de Yesterdid Hub van informatie die van Google API's wordt ontvangen, aan welke andere app dan ook, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
Concreet: gegevens uit Gmail en Google Agenda worden alleen gebruikt om de functies te leveren die de gebruiker in de hub ziet en gebruikt (concept-e-mails, gesprekken koppelen aan afspraken, agenda-controles). Ze worden niet aan derden doorgegeven behalve aan de verwerkers hierboven en voor zover nodig om die functies te leveren, voor beveiliging of omdat de wet het vraagt. Ze worden niet gebruikt voor advertenties en niet om AI-modellen te trainen. Mensen lezen deze gegevens alleen met toestemming, voor beveiliging of omdat de wet het vraagt.
Privacy policy
What the Yesterdid Hub does with data, why, and what you can ask.
Who
Yesterdid / TT Tech, sole proprietorship (eenmanszaak), Chamber of Commerce (KvK) 87758849, Van Ostadestraat 105-1, 1072 ST Amsterdam, the Netherlands. Contact: tom@tttech.nl. We are the controller for recording and processing our own meetings; for data we process on a client's behalf, the data processing agreement with that client applies as well.
What data
- Meetings: recordings and transcripts of meetings with clients, via Fireflies, and the summaries, classification and next steps derived from them.
- Gmail: read access to Tom's mailbox (tom@tttech.nl) to link meetings and agreements, and creating draft e-mails. The hub never sends e-mail itself; Tom sends.
- Calendar: read access to Tom's calendar, and placing tentative events without guests.
- Slack: messages the hub posts and the buttons Tom presses; an invitation as a direct message to an invited team member.
- Linear: issues and comments about projects.
- Team members: name and e-mail address of invited people, role, projects, sign-in times and an access log. With Google sign-in we receive only your name, e-mail address and whether it is verified (scopes openid, email, profile); never access to your mail.
Purposes
Recording agreements and drafting a recap for the client; assigning meetings to client and project; deriving next steps and open questions; a searchable archive; flagging gaps between what was agreed and what is done; and giving team members access to exactly the projects they were invited to.
Legal bases
Performance of the contract and our legitimate interest in a reliable record of agreements (GDPR art. 6(1)(b) and (f)). For team members: performance of the collaboration and our legitimate interest in secure access.
Processors
| Processor | What | Location |
|---|---|---|
| Fireflies.ai Corp. | recording, transcription, first summary | United States |
| Anthropic PBC | AI processing of transcripts (summary, classification, next steps) | United States |
| Google (Google Ireland Ltd / Google LLC) | Gmail drafts, calendar, search embeddings (Gemini), Google sign-in | EU / United States |
| Supabase Inc. | storage of the archive, transcripts, summaries, search index and accounts | EU (Frankfurt, AWS eu-central-1) |
| Slack Technologies (Salesforce) | internal notifications: client name, meeting title and status, no meeting content | United States / EU |
| Linear Orbit Inc. | internal project issues: client name and action, no meeting content | United States |
Some processors are in the United States. Transfers there rely on the EU Standard Contractual Clauses and/or the EU-US Data Privacy Framework, with encryption in transit and at rest and a minimal data set. The archive itself is stored in the EU. Neither we nor our processors use this data to train AI models.
Retention
We keep the meeting archive for as long as the client relationship lasts. On request we delete recordings, transcripts and derived data within 30 days, including backups and copies at processors, and confirm it with the counts. Tom's private notes are stored separately and stay private: only Tom can access them. Invoicing records are kept as long as the law requires (7 years).
Deletion at Fireflies
Once a meeting is safely in our own archive and the copy is verified, it is deleted from Fireflies after 14 days. Our archive then holds the only copy.
Security
Keys and tokens are kept in Supabase Vault, not in code or logs. Data is encrypted in transit and at rest. Access is per person, per role and per project: a team member sees only the meetings, documents and skills of the projects and roles they were invited to. Every access and every refusal is logged.
Your rights
You can ask for access, correction, deletion and restriction, object to the processing (also before or at the start of a meeting: we then do not record) and ask for portability. E-mail tom@tttech.nl; we answer within 5 working days. If you disagree with us, you can complain to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).
Google user data (Limited Use)
The Yesterdid Hub's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
In practice: data from Gmail and Google Calendar is used only to provide the user-facing features of the hub (draft e-mails, linking meetings to agreements, calendar checks). It is not transferred to others except to the processors above and as needed to provide those features, for security, or to comply with the law. It is not used for advertising and not used to train AI models. Humans read this data only with consent, for security, or to comply with the law.